電子同意書の導入で診察時間が約5分短縮。WEB問診からの誘導で検査増へ

内科
消化器内科

山内メディカルクリニック

神奈川県相模原市

院長 山内浩史 先生

山内メディカルクリニックは、神奈川県相模原市で消化器内科をメインに内科もかかげているクリニックです。胃カメラ・大腸カメラの内視鏡検査はもちろんのこと、他では珍しい超音波内視鏡も使いながら、消化器がんの早期発見を目指すというコンセプトをもとに幅広い検査を提供しています。

現在の内視鏡検査件数は月に140件前後行っており、胃カメラ70件前後、大腸カメラ50件前後、超音波内視鏡が20件前後。開業時からSymViewをご利用していただいていますが、今回新たにSV電子同意書を導入していただきました。院長の山内浩史先生をはじめ、スタッフの皆様に活用方法やメリットについてお伺いしてきました。

 

カルテを見ながらではなく患者さんと向き合って診察するためにWEB問診を導入

まず、WEB問診を導入しようと思ったきっかけはなんですか?

勤務医の時は紙と口頭で確認した内容を電子カルテに入力していたため、やはりかなり手間がかかっていました。また、時間短縮のために患者さんに聞きながら入力するので、カルテ画面を見ながら診察する時間が長くなってしまうことが悩みでした。

導入後、どんな変化がありましたか?

WEB問診を導入してからは、事前にしっかりと問診がとれている状態で、かつ電子カルテに入力する必要もないので、画面を見ながら話すことも少なくなり、患者さんにしっかりと向き合えるようになりました。既往歴や手術歴なども診察室でひとつひとつ聞く必要もなくなるのでかなり時間短縮になります。

また、紙問診を失くしてデータを失うといったようなリスクも無くなり、問診データを電子カルテへコピー&ペーストするだけなので、転記する手間を大幅に削減できました。

 

検査の説明時間がボトルネックになり予約枠の増加が困難に

今回、電子同意書を導入していただいた理由はどんなことですか?

開院当初は丁寧に説明していたのですが、検査数が増えてくると、検査説明時間がボトルネックになっていきました。検査数も頭打ちになり、これ以上増やすと他が回らなくなるという状態でした。そんな中、電子同意書のお話をいただいて、検査説明時間の短縮、またペーパーレス化が実現できるのではないか?と興味を抱きました。

 

電子同意書導入によって診察室での対応時間減に

実際に電子同意書を導入してみてなにか変化はありましたか

診察室での対応時間が5分前後短縮されました。コンシェルジュが問診内容を見て、検査対象者だと気づくと診察前に検査の日付を決めてきてくれるので、診察室では大腸のポリープを取った場合の出血のリスクについて説明するくらいで終わります。「ではこのとおりにやりますね」と言うと「はい」と30秒くらいで診察室を出ていく方もいらっしゃいます。

事前にWEB問診を行ってもらうことで、検査が必要な方は電子同意書へ誘導されるので検査対象者が明確になりました。過去に同じ検査をしたことがあるかや日頃飲んでいるお薬の有無、飲酒の程度、麻酔の希望など、聞くべき情報はすべて確認できているので診察室で1から聞く必要はありません。また、電子同意書の最後に検査の動画が表示されるので事前理解を深めて来ていただいて、説明時間の短縮へとつなげています。

 

ペーパーレス化により電子カルテへのスキャンがなくなり受付業務が楽に

スタッフ様の業務について、電子同意書を導入してなにか変化はありましたか?

受付では、検査が終わった後に今までは紙の同意書を3枚程度スキャンして、電子カルテに貼り付けをしていたのですが、電子同意書の導入でその作業をする必要が無くなり、負担が軽減されました。また、今までは同意書・検査説明の用紙を含めて6枚綴りだったものが、現在は2枚で運用できるようになり、ペーパーレスになりました。

看護師の方では患者さんにアレルギーや、鎮静剤の希望などについて改めて確認し、最後に同意書にサインをいただくのですが、多くの方はメールアドレスを登録してくれているのでサイン済みの同意書の控えをメールで送信しています。メールアドレスを登録していただいている方に関しては、以前よりも紙を減らした運用ができるようになりました。

患者さんにサインをしていただいた電子同意書はPDF化され、5年間自動保存されるのですが、その点についてはいかがですか?

同意書の紐付けの間違いなどのミスがなくなり、ネットがつながっていてアクセスさえできれば見られるのでだいぶ楽になりました。あとは失くすリスクもなく、院内の棚に文書を保存する必要もないのがいいですね。

 

問診回答内容から検査が必要な方に対して同意書の事前確認へ誘導することで検査増へ

今回WEB問診の回答内容から検査の必要があると判断された方に対して、対象の検査同意書へ誘導する機能をつけさせていただいたんですが、この機能についてはどう思われましたか?

すごく便利ですね。結局、症状があって来院していただいても、何を目的に来たのかを聞き出すことは意外と難しいです。診察で詳しい話をして、蓋を開けたら胃カメラをしたくて来たと初めて分かったり、さんざん大腸の説明をして検査が必要だからやりましょうと言うと断られる場合があったりするので、患者さんの希望が事前に把握できることは大きいです。

検査希望の方はそのまま検査の説明へ案内し、逆に希望しないという方には、特に検査のご案内はしません。たぶん内視鏡問診へ誘導された上で希望が無い場合はあまりやりたくないのだと思うので、そういう方には一回お薬出すので様子をみていただいて、よくならなかったらやっぱり内視鏡が必要ですとご案内をしています。

患者さんの希望がはっきり伝わってくるシステムなので、診察室でのやりとりが簡略化されて、大幅に時間短縮ができました。

WEB問診から誘導されることで、検査数増につながっていますか?

本当はやりたい気持ちを隠して帰ってしまっていた患者さんが掘り起こされて、検査数増にもつながると思います。時間短縮できることで全体的な時間の余裕が生まれて、医師側の気持ち的にも楽になりました。

 

これからのクリニックは滞在時間も減らしつつ、説明時間とのバランスを考える必要がある

電子同意書機能を勧めるとしたら、どんな医療機関がおすすめでしょうか?

ある程度患者さんの数やリピーターが増えてきて、電子カルテを使用されている医療機関さんは導入すると楽になるのではないでしょうか。あとは若い世代の患者さんが多いところは、事前にやってきてくれたら相当メリットがあると思います。

それと内視鏡だけをやられているクリニックさんは月の検査数100件でも余裕があるかもしれないのですが、当院のように内科も内視鏡もやっていて、かつ検査数が100件以上がある場合はだいぶ時間短縮が実感できると思います。もちろん新規開業で導入してもメリットはあると思いますが、ある程度軌道にのっていて、もう少し時間短縮したいとお考えの場合も短縮につながると思います。

今後の展望を教えて下さい。

今後は、さらに院外で事前に問診や同意書を入力してきていただける方の割合を増やしていきたいですね。結局院内でご案内してそこで答えていると滞在時間的には減らないので、やっぱり事前問診で目的がはっきりしていて、その検査を組めばよいとわかっているととてもスムーズです。説明時間とのバランスをみながら、検査数増にもつなげていければと思います。

 

当院でのSV電子同意書ご利用の流れ

  1. WEB問診での事前説明

    SV電子同意書では、内視鏡検査を受ける際の事前説明を患者さんに確認してもらいます。
    内視鏡検査を受けることがあらかじめ決まっている患者さんは、予約時にご自宅でスマホからWEB問診で事前説明を確認し、入力してもらいます。診察後に、医師の判断で検査を受けることになった患者さんには、院内でQRコードをご案内し、ご自身のスマホで確認・入力してもらったり、クリニックのiPadを貸し出したりして同様に対応します。

    WEB問診での事前説明
  2. 診察

    医師から既往歴等の確認や医師からすべき説明を行います。

    診察
  3. 同意書にサイン

    事前説明の内容で不明点があった場合や注意点等の補足説明を行い、患者さんが納得した上で、電子サインをしてもらいます。

    同意書にサイン

 

SymView電子同意書サービスについて

WEB問診SymViewでは、電子同意書の機能のみをご利用いただけるSymView電子同意書サービスをご用意しております。SymView本体とはサービス内容や価格が異なりますので、詳しくは専用ページをご覧ください。(以下の画像をクリックすると専用ページにリンクします)

 

なお、本サービスにて消化器内科でご活用いただけるWEB問診票は、以下よりご覧いただけます。

編集後記

山内先生にはご開業の時からSymViewを使っていただき、先生のお人柄もいいことから思い入れのあるクリニックであるため、今回SV電子同意書を使っていただき、診察時間の短縮やペーパーレス運用に貢献することができて安堵しております。通われている患者さんの年齢層が高いことから上手く運用できるかどうか心配な面もありましたが、スマホを持たれていない年配の患者さんにはタブレットで対応いただくなど、受付・コンシェルジュ・看護師の皆様の丁寧なご案内によって上手く運用していただくことができました。今回、SV電子同意書の先駆けとしてご利用いただきありがとうございました。

山内メディカルクリニック

山内メディカルクリニック
院長 山内浩史
神奈川県相模原市緑区橋本2-11-12トライアングルビル 1F
☎ 042-703-8982 URL:https://yamauchi-cl.net/