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WEB問診システム
SymView[シムビュー]

導入事例

WEB問診導入までの不安と実際。受付スタッフに聞いてみました

医療法人みみ・はな・のどせがわクリニック平尾本院
  • 福岡市中央区那の川2丁目10-25-1F
  • 耳鼻咽喉科

明るい雰囲気のクリニック。医療機関なのにワクワクします。

福岡県中央区の耳鼻咽喉科 みみはなのど せがわクリニック。
「世界で一番こどもたちの笑顔があふれるクリニック」をコンセプトに2014年に開院され、地域の皆様から愛されて非常に混雑しているクリニック様です。
WEB問診SymViewリリース初期の頃にお問い合わせがありご契約いただきましたが、非常に患者さんの多いシーズンだったため、業務変更をスタッフの方が不安に思い、運用開始するまでに少しお時間がかかってしまったクリニックでした。
最終的には、院長先生にお願いしてスタッフの皆さまを説得いただきましたが、スタッフも皆不安を抱えたまま運用スタートとなりました。しかし実際に始めてみると、運用初日から半数以上の患者さんが来院前にWEB問診を入力してくれて、スタッフの方にも非常に喜んでもらえたことが印象的でした。

運用開始してから数ヶ月経ち、受付スタッフとして導入を推進いただいた石飛さんと島田さんにお話をお伺いしました。

受付の石飛さんと島田さん

デザイン・予約システムとの連動性・カスタマイズ性を重視してWEB問診を選定

導入のきっかけは?

もともとは院長が他の医療機関でのWEB問診の取り組みを聞いて、そこから当院でもWEB問診を導入しようと私達が動き出しました。最初はSymViewだけでなく、他の問診システムも検討したのですが、その中ではSymViewが一番良いなと感じたので導入を決めました。

比較した他社と比べてどこが良かったですか?

最初はチャット形式での問診を検討したのですが、チャット形式の場合質問がどこまで続くのか見えづらいと感じました。また予約システムと連携できない点から、次に予約システムの問診機能も検討しました。しかし予約システムの問診機能ではあまり複雑な設定は出来ず、当院でやりたいことをお伝えしたら、それであればSymViewならできるかもしれないということで紹介いただきました。
SymViewは問診のデザインもすっきりしていて患者さんにとって答えやすそうでしたし、カスタマイズも希望通りにできるのが決め手でした。

WEB問診導入初日から多くの患者が来院前に登録

WEB問診導入前はどんな課題がありましたか?

もともと紙問診でやっていたのですが、当院の場合、再診の方でも1ヶ月空くと問診を書いてもらっていて「また書くんですか?」と患者さんから言われるようなこともありました。小さいお子さんがいる方だと子供を見ながら紙に書くというのも難しかったり。
また、当院は順番受付でやっているのですが、患者さんの中には自分の診察順番のギリギリに来院される方もいます。そのような場合、お呼びする順番が次でも問診票の記入が終わらないとお呼びできないため診察がそこで止まってしまう、なんてことも結構あってそのあたりも課題でした。

導入してみていかがでしたか?

率直にこういう事を言うのは失礼かもしれませんけど、やってくれても数人だと思っていました。
ところが実際に運用開始してみると、初日から私達が想像するよりはるかに多くの患者さんからWEB問診をしてくださってびっくりしました。
問診の最後に「WEB問診どうでしたか?」というアンケートも入っているのですが、「紙よりいい」「問題ない」と回答をしてくれる患者さんがほとんどです。
WEB問診を入力されなかった患者さんに窓口で紙問診をお渡しすると「これってWEBでやっておけば紙に書かなくて済むんですか?」と聞かれて、次からはWEBでやってくれたりするので、患者さんにとってもメリットがあるんだなと感じました。

院内の業務は変わりましたか?

導入前は、問診内容は受付とは別の担当者が電子カルテに入力してから診察に回していました。でもWEB問診を始めてからは、その入力の手間が非常に少なくなりました。今は7割ぐらいの患者さんは入れてくれているので(導入3ヶ月経過時点)業務量としては大幅に軽減されました。今後更に入力してくれる患者さんの割合は増えていくと思います。

導入前は不安たっぷり。でも意外となんとかなる

導入前の抵抗感や導入してみて感じたこと

自分が他院を受診したりするときにもWEB問診なんてやったこともなかったし、導入することで患者さんにとってのデメリットにならないかという点はすごく不安でした。入力漏れとかで結果的に聞くことが増えたり、これまで以上に時間がかかってしまってご迷惑おかけしてしまうんじゃないかとか、そういうところが不安でした。
導入前のデモのときにもカルテへの転記や流れなども説明してもらったんですけど、実際にやってみないとわからなかったです。WEB問診導入によって診察を止めてしまうのではないかな、とか、やはり繁忙期だったこともあって不安でした。

今後導入する医院に伝えたいこと

やってみた感想として、個人的にはやっちゃえば大丈夫だと思っています。意外となんとかなりますし、患者さんにとってはすごいメリットにもなるし、こんなにやってきてくださる方がいる。患者さんだって一回やってみて面倒だなと思ったら次からやらないと思うんです。でも続けて皆さんやってきてくださるので、それは患者さんにとってもメリットを感じられているからだと思います。

ー ありがとうございました。

編集後記

今回は先生ではなくスタッフ側の視点でWEB問診をどのように捉えているのかインタビューさせていただきました。せがわクリニック様ではスタッフひとりひとりが本当に「患者さんのためにどうすればよいか」を考えていらっしゃっているのが印象的でした。だからこそ新しいものを導入するにあたって「患者さんに迷惑をかけないか」を非常に心配されていましたが、結果として非常に満足いただいて弊社としても非常に安心しています。
弊社ではWEB問診の導入支援に一番重きをおいており、立ち上げが失敗すると結局「使えないシステム」になってしまうと感じていますのでこれからWEB問診の導入を考えられている医療機関もぜひ「導入に対する支援体制」の部分は気をつけて選んでいただければと思います。


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医療法人みみ・はな・のどせがわクリニック平尾本院

みみ・はな・のど せがわクリニック 平尾本院
院長 瀬川 祐一
〒810-0015 福岡市中央区那の川2丁目10-25-1F
電話:092-533-8739
URL:https://segawa-cl.com

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