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WEB問診システム
SymView[シムビュー]

導入事例

WEB問診導入で膨大な紙問診の管理から解放され、特にインフルエンザ予診票に大きな効果を実感

医療法人社団千心会 しらかわ耳鼻咽喉科クリニック
  • 東京都江東区白河
  • 耳鼻咽喉科

姫野先生画像

東京都江東区、清澄白河駅近くで開業するしらかわ耳鼻咽喉科クリニックの院長 姫野千恵美先生は、地域のかかりつけ医として、めまいや耳鳴り、アレルギー性鼻炎を専門に、分かりやすく丁寧な説明を心掛けて日々の診察を行っています。そんな姫野先生へ、今回WEB問診SymViewを導入しようと思われたきっかけや、導入前後の変化、インフルエンザでのWEB問診活用方法を伺ってきました。

 

WEB問診導入より複数枚にわたる紙問診の管理から解放された

WEB問診を導入するきっかけは何ですか?

耳鼻咽喉科は、耳・鼻・喉など複数の領域にまたがって診療をするため、問診票も多岐に渡ります。初診時に、耳鳴りとめまいの両方の症状を訴える患者さんには初診問診・めまい問診・THI・DHIの問診票4枚をそれぞれ記入いただいていました。どうしても紙の枚数が増えてしまい、管理が煩雑だったことと紙の無駄にもつながってしまうことが悩みでした。そんな中で、めまいや耳鳴りの問診票管理を簡略化したいという思いがあり、この煩雑さを解消するためにWEB問診を導入することにしました。

導入後、期待していたことは実現できましたか?

これまでは診察前に複数枚の紙問診を確認する必要がありましたが、WEB問診SymViewを導入後は、カルテ内の問診結果画面を上下にスクロールするだけで確認できるようになって、とても助かっています。

問診の内容については、SymViewに標準搭載されている耳鼻科問診でも聞きたいポイントはかなり聞き取れていると感じています。めまいなど確認すべき項目の多い症状の場合もほとんどSymViewで聞いてくれていると感じますね。

 

確認漏れがなくなりスタッフの業務効率化に

業務の面で何か変化はありましたか?

今まで聞きそびれてしまっていたことをSymViewが聞いてくれることによってスタッフの手間が減りました。

子供は体重によって薬の量が変わるため、毎回体重を聞いてきてもらうようスタッフに依頼していましたが、診察が終わるまでに聞きそびれてしまうことがよくありました。それがSymViewでは、子供の場合はWEB問診内で体重を聞いてくれるため、何回もスタッフが聞きに行く手間がなくなり、スタッフの業務効率化につながっていると感じています。

また、再初診に関しては、これまでは紙の問診を渡さず、受付が本日の症状(喉、鼻、風邪など)を簡単に聞くだけで、数日前から熱がどうだったかなどの詳細は診察室で聞くことになっていたため、診察に時間がかかることもありました。現在は、再初診の患者さんにもWEB問診を入力してもらうことで、事前に詳細が電子カルテ内に入った状態で診察を迎えられるため、診察効率が向上でき、患者さんをお待たせする時間を短縮できていると感じています。

 

インフルエンザ予診票のWEB問診化で患者とスタッフ双方の手間が大幅削減

WEB問診を利用してみて便利だと思われるポイントを教えてください。

インフルエンザの予診票ですね。インフルエンザの時期に入り、自費でのインフルエンザ予防接種に関してWEB問診で対応していますが、SymViewのインフルエンザ予診票はとても便利です。

今までは、患者さんに来院して紙の予診票を取りに来てもらったり、ホームページに掲載しているインフルエンザ予診票のデータを印刷して持ってきてもらったりという対応をしていました。ただ、このやり方だと患者さんにとっては手間がかかってしまいます。
また、紙の予診票だと、スタッフにも手間がかかっていました。患者さんからお預かりした紙の予診票をチェックして、受付から診察室までスタッフが持ってくるという運用をしていましたが、それだとスタッフが受付と診察室を何度も往復しなければならず。動線が非効率だと感じていました。

SymViewのインフルエンザ予診票に変更したところ、ペーパーレスで対応できるようになりました。SymViewには電子署名による患者サイン機能が付いており、予診票で必要な項目のすべてをWEB上で回答してもらえます。患者さんに予診票を印刷してもらう手間もなくなり、スタッフが紙の予診票を持って院内で行き来する手間が解消されました。

患者サイン機能の画像

また、ロット番号の管理もとても楽になりました。一度ロット番号を入力することで履歴が保存され、次の患者さんからはその履歴を使えるようになります。保存された履歴を選択するだけで登録できるので、今まで行っていた、紙の予診票にシールを貼って保存していたやり方と比較してもとても便利に感じています。

 

98%の患者さんがWEB問診の利用に「おおむね問題なし」と高い評価

スタッフ間での導入前と導入後の反応を教えてください

最初は、スタッフの業務や手間が増えるのではないかということと、患者さんがWEB問診を受け入れてくれるかどうかという不安の声がありました。高齢者が多い点も心配していましたが、導入してみるとその不安もなくなりました。

今までと業務の流れは少し変わったので、導入直後は、戸惑いもあったようですが、慣れればすぐに対応できるようになり、導入してから1ヶ月くらいで落ち着いています。
また、SymViewには簡単なアンケート機能もあり、WEB問診に回答いただいた約7割の方が紙よりも良いと考え、WEB問診の評価では98%の方が「問題なし」「おおむねOK」と回答しました。患者も問題なく受け入れてくれているようなので、いまでは安心してWEB問診のご案内をしています。

グラフ:紙との比較
グラフ:WEB問診評価

 

子供が1人で来院するときにも事前のWEB問診入力で保護者の意向を確認

患者さんの入力割合や反応はどうですか?

WEB問診は全体の6割前後の方が入れてくれています。そのうち約7割の方が予約から問診を回答してくれていますので、来院前に回答いただけている方が多く、よく使っていただけている印象です。

地域的に高齢者が増えてきているため、導入しても受け入れてもらえるかどうか心配でしたが、70代でも入力できる患者さんがいて不安が払拭されました。80代以降はスマートフォンを持っていないということもあり、そういう方に対しては今まで通り紙での問診を依頼しているため、運用面では問題ありません。

一番いいと感じていることは、子供が一人で来院する際、お母さんがWEB問診を入力してから子供が来院するので、お母さんが何を気にしているのかがわかる点です。
当院はマンション下にあるため、子供が一人で来院することがあります。その際今までだったら「(症状などについて書いた)お手紙をもらってきてね」と伝えていました。マンション内ということで、慣れてくると子供は一人で来るようになるのですが、1人で来ることはできても、何を言えばいいのかがわからないということがよくあります。WEB問診を導入する前は、手紙に症状が書いてあるだけでお母さんが期待していることまでは分からなかったのですが、導入後は不安に思っていることなどを詳細に書いてもらえるようになりました。保護者の方も、白い紙に書くよりも、WEB問診上で質問をされながら入力していくというやり方のほうが、医師に何を伝えるべきなのかが分かりやすいのかもしれませんね。医師に期待していることや訴えたいことを把握することができるため、非常に助かっています。

院内の業務効率化はもちろん、患者さんとのコミュニケーションツールとしても利用できているので、今後も必要な部分をカスタマイズしながら診察効率と患者満足度の双方が向上するよう利用していきたいです。

編集後記

しらかわ耳鼻咽喉科クリニックの場合、患者さんの年代層が高めということもあり、SymView導入前は、どれくらいの患者さんがWEB問診に回答してくれるか少し不安を感じていたとのことでした。しかし、導入初日から多くの患者さんが事前に入力をしてくれていたため、先生やスタッフの皆さんと一緒に安堵したのを覚えています。

また、取材した時期がインフルエンザワクチンがはじまった時期だったのですが、新型コロナウィルスも重なり、例年よりもインフルエンザ予防接種を受ける患者さんが多い中、WEB問診内にあるインフルエンザ予診票を使っていただき、とても便利に感じていただけたとのことで、お役に立てて良かったです。ご協力ありがとうございました。


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医療法人社団千心会 しらかわ耳鼻咽喉科クリニック

医療法人社団千心会 しらかわ耳鼻咽喉科クリニック
院長 姫野 千恵美
〒135-0021 東京都江東区白河3-4-3
イーストコモンズ清澄白河フロントタワー2F
電話:03-5245-3387
URL:https://www.shirakawa-ent.com

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