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WEB問診システム
SymView[シムビュー]

導入事例

法人内の心療内科全8院で導入。導入の決め手と効果

医療法人上桜会
  • 東京都
  • 心療内科・皮膚科

祝日以外は年中無休。すぐに相談できる診療体制がモットー

医療法人上桜会は、都内に心療内科を8院、皮膚科を3院運営する医療法人です。業務効率化を目的に検討をはじめ、他社製品も比較した上で、SymViewを心療内科8院すべてに導入いただきました。
医療法人上桜会には、各クリニックのスタッフでは手の回らないような業務のサポートや、ホームページの管理などを担当する「総務部」という部署があります。今回は心理士の資格をお持ちで、現場で使用するシステムの選定やネットワーク管理・メンテナンスなどを主に担当されている総務部の伊澤様に、導入の決め手とその効果についてお話を伺いました。

電子カルテ入力量が膨大で、スタッフの業務負担軽減が急務の課題に

検討のきっかけはなんでしたか?

横浜院の診察室。明るく相談しやすい雰囲気になっています

当法人では、これまでは、どのクリニックでも患者さんに来院後に紙問診をご記入いただいていました。また、スタッフが記入内容を確認した上で、足りない部分は口頭で追加質問をしていました。
他の診療科に比べて心療内科の問診項目は多いですし、予備問診の内容まで含めると、電子カルテに入力しなければならない量は膨大です。1人の患者さんのカルテ入力に最低でも5~10分程度はかかっており、患者数が増えていくにつれ、現場のスタッフの負担も増えていってしまう状態で、人手不足という意味でも法人全体の課題になっていました。

ただ、問診情報は診断をする上でとても重要な情報になってきますので、電子カルテへの入力を簡略化するわけにもいきません。法人としても、問診情報をしっかり活用するという方針であったので、電子カルテの入力内容は削減できない。そこで、問診のデジタル化ができないかと考え、WEB問診を導入することにしました。

採用の決め手は患者への案内のしやすさと長期利用を想定したランニングコスト

他社も比較されたとのことですが、採用の決め手になった点を教えてください。

機能面でいうと、各問診や同意書に個別のURLが設定されていて、そこに患者さんが直接アクセスできる点です。心療内科の場合、通常の問診以外に心理検査や同意書など、患者さんに記入していただく必要のある書面は多岐にわたります。WEB問診を導入する際、患者さんがアクセスする入口が一つしかないと、患者さんにどれを入力してもらいたいか、スタッフが説明する手間が発生してしまいますし、患者さんも迷ってしまいますよね。いくつかの製品を見ましたが、その中で唯一SymViewは、各問診それぞれにURLが設定されていて、直接アクセスできるようになっていました。この点が最大の魅力でした。これなら、患者さんごとに必要な入力項目を手間なく案内できると考えました。

カウンセリングルームは、シンプルなインテリアでお話に集中できる配慮

また、法人全体で導入するので、ランニングコストも考慮しました。導入時の初期費用はSymViewに比べて安い製品もありましたが、月額費用は高かったんですよね。WEB問診は、患者さんに使っていただくものですので、一度採用したら長く使いたいと思っていました。導入時の目先のコストではなく、長期的な使用を想定すると、ランニングコストを抑えられる方がいいだろうと判断しました。実際に計算してみたところ、3年程で、初期費用の安い他社よりSymViewの方がコストを抑えられることがわかりました。その点も上長に伝え、無事に承認を得ることができました。

患者の筆跡が見られなくなる点はフリーコメント欄で補う心療内科ならではの工夫

採用を決めていただいてから導入まで、どのようなご苦労がありましたか?

ドクターから指摘されたこととしては、患者さんの筆跡がわからなくなってしまう、という点です。私も心理士をやっているのでわかってはいたことだったのですが、心療内科の場合、他の診療科と異なり、「患者さんが書いた筆跡」というのも診断に重要な情報になってきます。WEB問診になると、そこがわからなくなってしまう。また症状を選択肢から選ぶことにもなるので、患者さんの言葉で伝わってくる情報が減ってしまう、という懸念はありました。
そのような課題を担当営業の方にご相談したところ、まず患者さんが一番困っている主訴についてはフリーコメントで書いてもらい、それ以外の部分で選択肢を使って組み合わせる、というオリジナル問診を作成してみてはどうかと提案していただきました。この方法であれば、スタッフの業務効率化と両立しながら、患者さんが困っていることを患者さんご自身の言葉で聞くことができます。

電子カルテ入力の手間削減によりスタッフに好評で、患者にも積極的に案内

実際に導入してみて、どのような変化がありましたか?

渋谷院の待合室。華やかで安らげるような内装に

現場スタッフからは、問診入力がとても楽になって良かった、と言ってもらっています。WEB問診導入前だと、スタッフは紙問診の内容を確認し、カルテに転記をしながら、その最中に電話を受けたり、来院した患者さんの対応や診察室へのご案内をするなど、非常に業務が煩雑でした。ですが、SymView導入後は、問診については事前に入力してもらえて、かつワンタッチで転記できるようになったので、診察室にご案内するまでのスピードがかなり早くなったと思います。裏を返せば、患者さんをお待たせする時間が短くなっているということですので、患者さんにとってもメリットはありますよね。

また、予約システムを導入していない医院では、現状電話で予約をとっているのですが、電話予約の患者さんには当初はWEB問診をご案内しないつもりでした。しかし、現場スタッフから「電話予約の患者さんにもぜひ事前にWEB問診を入力してきてほしい」という声が多くあったので、パスワードのついたサイトを用意しました。今では、電話で受診の問合せがあった際にパスワードをお伝えした上で、WEB問診を入力いただけるような方法をとって、効率的にWEB問診を利用しています。

WEB問診採用の最大の目的が業務効率化でしたし、現場でもこのような声が上がってきているので、十分役割を果たしてくれていると感じています。

法人本部としてはどうですか?

当法人では、問診や心理検査、同意書などを含め、すべてを法人で管理するサーバに保管していて、そのためには現場でスタッフにスキャンしてもらう必要があります。ですが、WEB問診を導入したことにより、紙問診をスキャンする業務はほぼなくなりましたので助かっています。

心理検査や同意書のサイン等、院内でも活用していきたい

今後、さらにSymViewを活用したいポイントがありましたら、教えてください。

面談スペース

院内でも活用していければと考えています。今考えているのは、心理検査と同意書の署名の2点です。
1点目の心理検査は、来院後に心理検査が必要になった場合、院内でもSymViewで入力できれば便利だと思っています。SymViewは患者さんのスマホでQRコードを読み取って、直接必要な問診や心理検査にアクセスできるので、患者さんに心理検査用のQRコードをお渡しすれば院内でもご自身のスマホで入力してもらうことができます。法人全体、ドクターの考えもありますが、これが実現すれば、すべてデジタル化できるので、個人的にはさらに便利になるのではと思います。

また、SymViewにはデジタル署名機能もありますよね。同意書にサインをいただく機会も多いので、ドクターやスタッフが説明した後に、タブレット等で患者さんにサインをしていただく方法を検討しています。デジタル署名であれば、紙をスキャンする必要がないので、スタッフの負担も軽減されます。


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医療法人上桜会

医療法人上桜会
都内に心療内科を8院、皮膚科を3院運営。
医院情報は下記URLをご覧ください。
URL:https://yuik.net/

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