2021.09.22

自動応答システム活用によるワクチン接種受付の効率化とは

医療機関向け電話自動応答サービス「iver」の活用方法をご紹介したウェビナーです。
院内感染対策、発熱外来、コロナワクチン接種。コロナ禍でクリニックの業務は大きく変化し、感染対策として予約システムやWEB問診、自動精算機等のシステムが注目を浴びました。そんな中、どうしても減らせなかったのが電話業務。受付電話対応の増加で通常業務に支障をきたすなど、各所で課題とされていました。

そこで、今回は新たに注目を浴びる医療機関向け電話自動応答サービスを用いた、電話対応業務の負担軽減についてお話ししました。現在も発熱者やワクチン接種希望者からの電話問い合わせは日々増す一方で、インフルエンザ予防接種も始まりました。今シーズンのインフルエンザ予防接種はコロナワクチン接種との間隔を空ける必要があり、例年よりも確認業務が増加しています。

本ウェビナーでは、自動応答サービスを用いてコロナ・インフルエンザワクチン接種に関する電話対応業務を減らすための具体的な方法についてご紹介しました。

登壇者
内容
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登壇者

株式会社メディアコンテンツファクトリー
マーケティング本部　理学療法士　加藤秀和

整形外科クリニック勤務、介護系ベンチャーの立ち上げを経験。医療介護現場で働きながら、IT導入の重要性を感じ、当社に入社。IT企業、営業ともにほぼ未経験ながら、現場経験を活かし、医療職としての声を社内外に発信。カスタマーマーケティング担当として医療機関の課題にこたえる提案活動を行う。

内容

自動応答システムiverについて

医療機関向け電話自動応答システムiverを用いるとどんな運用になるのか、実際に患者さんが代表電話にかけてからの流れを図を用いてご説明しました。その後、電話転送、自動音声案内やSMS送信、混雑状況案内等、iverの機能についてご紹介し、特に好評いただいているSMS送信機能について、設定や運用方法について具体的にお話させていただきました。

iverのワクチン接種時期の活用方法

電話自動応答サービスiverを用いてコロナ・インフルエンザワクチン接種に関する電話対応業務を減らすための具体的な方法についてご紹介しました。予約時に注意が必要な接種間隔の確認について、iver上でスクリーニングをかけることができるので、電話などでの患者さんとのやりとりを削減できます。予約システムがある場合と、電話予約の場合、それぞれの設定方法をご説明しました。

事例紹介・たにあい糖尿病・在宅クリニック

たにあい糖尿病・在宅クリニック様はコロナワクチンの個別接種を行うために、予約の電話や問い合わせによる電話のパンクを危惧してiverを導入していだいたクリニックです。院内への電話転送はiverで行わずにすべてクリニックのほうからかけなおすという運用にしたことで、電話が8割減りました。実際に運用されているiverの設定や導入までの準備についてご紹介しました。また、WEB問診を併用し、トリアージに活用していただいた効果についてもお話ししました。