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内容
コロナ禍で顕在化した受付業務の課題
新型コロナウイルスの流行により、クリニックの受付業務の負担が増しました。鳴り止まない電話により、かかりつけの患者さんからの電話相談が受けられない、新患の問い合わせが受けられない等の問題が生じました。さらにはクレーム対応にスタッフが疲弊し、受付や会計が滞るなど診療業務全体へ影響する大きな課題が生まれました。そんな中、今季のインフルエンザワクチンはコロナワクチンとの同時接種が可能になり、予約方法がそれぞれ異なることから、患者さんが混乱し、問い合わせが増えることが予想されます。
Iverの活用方法①ワクチン予約のスクリーニング
具体的にIverを使ったワクチン予約のスクリーニング方法をご紹介しました。どのワクチンを希望しているか振り分け、予約システムを使っている場合はURLをSMSで送って予約をしてもらいます。また、コロナワクチンでかかりつけの患者さんのみを対象としている場合は、Iverで振り分けて対象者のみを院内に転送する等の設定が可能です。
Iverの活用方法②問い合わせの自動応答
ワクチンの接種開始日や在庫状況など、一般的な問い合わせ内容については音声ガイダンスで対応できます。音声ガイダンスはテキスト入力した内容を自動で読み上げてくれるので、ワクチンの入荷状況によって、臨機応変に案内を変更することができます。
Iverの活用方法③発熱外来のスクリーニング
発熱外来の予約について、すでに予約が埋まってしまった場合は、管理画面の設定編集でオンオフを切り替えるだけで、自動でお断りをする案内ができます。電話でお断りする対応がなくなり、スタッフの心理的負担も減らせます。また予約受付の際に症状や受診歴から対象者を絞っている場合はそのスクリーニングも可能です。
WEB問診、LINE公式アカウントと併用した効率化
WEB問診のインフルエンザ予診票とIverを併用することで、インフルエンザ予防接種がより効率的に対応できます。患者さんに事前に予診票を入力してきてもらえるので、院内での紙のやりとりや記入時間が無くなり、受付業務の負担が減らせます。また、あわせてLINE公式アカウントを使ったワクチンのキャンセル補填の方法もご紹介します。
